paperless-ngx: Dein selbst gehostetes Dokumentenmanagement leicht gemacht

Was ist paperless-ngx?

paperless-ngx ist ein modernes, selbst gehostetes Dokumentenmanagement-System (DMS). Es hilft dir, PDFs, Scans und Belege zentral zu sammeln, per OCR zu durchsuchen, mit Tags zu versehen und schnell wiederzufinden. Alles läuft lokal oder auf deinem Server – ohne Cloud-Zwang.

Open Source und kostenlos
Volltextsuche dank OCR
Automatisierungen mit Regeln
Weboberfläche für Desktop und Smartphone

Offizielle Seiten:

Website & Doku: https://docs.paperless-ngx.com/
GitHub: https://github.com/paperless-ngx/paperless-ngx

Warum paperless-ngx?

Volle Kontrolle: Deine Dokumente bleiben auf deinem Server.
Zeitersparnis: Automatische Erkennung von Absendern, Rechnungen, Datumsfeldern.
Gute Suche: Finde Inhalte per Volltext, Tags, Datum, Absender.
Flexibel: Import per Scan, Drag-and-drop, Ordner oder E-Mail.
Zukunftssicher: Aktive Community, regelmäßige Updates.

So funktioniert es

Der typische Ablauf:

Import: Du wirfst PDFs/Scans in den „consume“-Ordner, lädst sie im Browser hoch oder leitest E-Mails weiter.
OCR: paperless-ngx macht Texte erkennbar (mehrsprachig).
Erkennung: Regeln vergeben Tags, Absender (Correspondents) und Dokumenttypen.
Suche & Ablage: Du findest alles per Filter und Volltext, exportierst bei Bedarf als ZIP oder PDF.

Voraussetzungen

Ein Linux-Server, NAS oder Home-Server (Raspberry Pi, NUC, VM).
Docker und Docker Compose.
2–4 GB RAM als Startpunkt, je nach Umfang mehr.
Speicherplatz für PDFs/Scans.
Optional: Scanner oder Smartphone-Scan-App.

Tipp: Wenn du neu bei Docker bist, lies kurz die Compose-Grundlagen:
https://docs.docker.com/compose/

Schnelle Installation mit Docker Compose

Lege eine neue Ordnerstruktur an, z. B. ~/paperless. Erstelle darin eine docker-compose.yml mit minimalem Setup:

version: "3.8"
services:
  broker:
    image: redis:7
    restart: unless-stopped

  db:
    image: postgres:16
    environment:
      POSTGRES_DB: paperless
      POSTGRES_USER: paperless
      POSTGRES_PASSWORD: changeMe
    volumes:
      - ./data/postgres:/var/lib/postgresql/data
    restart: unless-stopped

  webserver:
    image: ghcr.io/paperless-ngx/paperless-ngx:latest
    depends_on:
      - db
      - broker
    ports:
      - "8000:8000"
    environment:
      PAPERLESS_REDIS: redis://broker:6379
      PAPERLESS_DBHOST: db
      PAPERLESS_DBNAME: paperless
      PAPERLESS_DBUSER: paperless
      PAPERLESS_DBPASS: changeMe
      PAPERLESS_SECRET_KEY: changeThisSecret
      PAPERLESS_TIME_ZONE: Europe/Berlin
    volumes:
      - ./data:/usr/src/paperless/data
      - ./media:/usr/src/paperless/media
      - ./export:/usr/src/paperless/export
      - ./consume:/usr/src/paperless/consume
    restart: unless-stopped

Starten:

docker compose up -d

Admin anlegen:

docker compose exec webserver python3 manage.py createsuperuser

Danach rufst du die Weboberfläche auf:
http://localhost:8000 (oder die IP deines Servers)

Weitere Installationsvarianten findest du in der Doku:
https://docs.paperless-ngx.com/

Erste Schritte: Ordnung schaffen

Absender (Correspondents): z. B. „Stadtwerke“, „Krankenkasse“.
Dokumenttypen: „Rechnung“, „Vertrag“, „Bescheid“, „Garantienachweis“.
Tags: frei wählbar, z. B. „Steuer“, „Haushalt“, „Auto“.

Beispiel für eine Regel:

Wenn Dateiname oder Betreff „Rechnung“ enthält
Dann Tag „Rechnung“ zuweisen, Dokumenttyp „Rechnung“, Absender „ACME GmbH“

So landen neue Belege direkt richtig.

Dokumente einspeisen

Drag-and-drop im Browser: Schnell für einzelne PDFs.
„Consume“-Ordner: Lege Dateien in den consume-Ordner – paperless-ngx importiert automatisch.
E-Mail-Import: Richte ein Postfach (IMAP) ein und lasse Rechnungen automatisch einlesen.
Scanner oder Smartphone: Scanne als PDF. Achte auf gut lesbare Kontraste.

Tipp: Nutze pro Absender gleichbleibende Dateinamenmuster (z. B. „2025-01-31RechnungStadtwerke.pdf“), damit Regeln leichter greifen.

Suche und Filter

Volltextsuche: Suche nach Wörter in gescannten PDFs (OCR).
Filter: Nach Datum, Absender, Dokumenttyp, Tags.
Ansichten: Nutze gespeicherte Suchen für wiederkehrende Aufgaben (z. B. „Rechnungen dieses Quartal“).

Tipps für Einsteiger

Klein anfangen: Erst die wichtigsten Absender und Typen anlegen.
Regeln schrittweise erweitern: Nach ein paar Wochen weißt du, was sich lohnt zu automatisieren.
Mehrsprachige OCR: Stelle unter Einstellungen die passenden Sprachen ein (deu, eng, etc.).
Mobile Nutzung: Die Weboberfläche ist responsive – perfekt fürs schnelle Ablegen unterwegs.

Sicherheit und Updates

Starke Passwörter und ein geheimes PAPERLESSSECRETKEY setzen.
Zugriff absichern: Reverse Proxy mit HTTPS (z. B. Traefik oder Nginx).
Backups:
PostgreSQL-Datenbank sichern
Volumes data, media, export und consume sichern
Updates: Images regelmäßig aktualisieren und kurz testen.

Ein Backup-Plan spart im Ernstfall viel Zeit. Prüfe Wiederherstellungen gelegentlich testweise.

Häufige Fragen (FAQ)

Ist paperless-ngx Multi-User-fähig?
Ja, du kannst mehrere Benutzer und Rechte verwalten.
Brauche ich immer Docker?
Docker wird empfohlen. Andere Installationswege sind möglich, aber aufwendiger.
Ersetzt das Nextcloud?
Nein. Nextcloud ist primär File-Sync/Share. paperless-ngx ist ein spezialisiertes DMS mit OCR, Tags, Regeln und strukturierter Suche. Beide können sich ergänzen.
Gibt es eine App?
Keine offizielle native App, aber die Weboberfläche funktioniert mobil sehr gut.

Gute Praxis: Ordnerstruktur und Benennung

Verwende konsistente Dateinamen: YYYY-MM-DD_Absender_Betreff.pdf
Nutze Tags für Themen („Steuer“, „Versicherung“) und Dokumenttypen für Formate („Rechnung“, „Vertrag“).
Lege jährliche Exporte an (CSV/PDF), falls du Unterlagen weitergeben musst (z. B. Steuerberater).

Nützliche Links

Doku und Setup: https://docs.paperless-ngx.com/
GitHub-Projekt: https://github.com/paperless-ngx/paperless-ngx
Docker Compose Grundlagen: https://docs.docker.com/compose/

Fazit: Mit paperless-ngx baust du dir ein leistungsfähiges, schnelles und sicheres DMS, das zu deinen Bedürfnissen passt. Starte klein, automatisiere klug – und sag Papierchaos leise Servus.